Pengertian otomatisasi
perkantoran
Ø Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia otomatisasi berarti penggantian tenaga manusia
dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan
sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia.
Ø Otomatisasi
perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak
menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan
peralatan mekanis khususnya komputer.
Ø Otomatisasi
perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang
berkaitan dengan komunikasi informasi kepasa dan dari orang yang berbeda
didalam maupun diluar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran
merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan
proses pelaksanaan pekerjaan.
Ø Sistem
otomatisasi perkantoran secara formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran
yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis dan sistem informal berarti
sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis.
Pada dasarnya ada empat
kategori pemakai otomatisasi kantor, yaitu :
1)
Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan
terutama sumber daya manusia.
2)
Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya
(mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional
secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3)
Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan
mengatur jadwal pertemuan.
4)
Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk
sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan
mengirimkan surat.
Konsep-konsep otomatisasi,
sebagai berikut :
ü Proses
yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke
otomatisasi.
ü Otomatisasi
kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju
aplikasi yang terencana dan terpadu.
ü Otomatisasi
kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
ü Otomatisasi
kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang
lebih baik.
ü Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi
metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
Manfaat
Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi
kantor terkait dengan berbagai komponen dalam menangani informasi mulai dari
input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal
dan campur tangan manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang
diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran:
- Menyelesaikan
pekerjaan kantor dengan lebih cepat
- Mengurangi
kebutuhan akan staf dalam jumlah besar
- Memerlukan
sedikit tempat menyimpan data
- Beberapa
orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal
Tujuan
Otomatisasi Kantor masa kini:
1. Pendapatan
yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan
pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan
untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2.
Pemecahan masalah Kelompok, Cara
Otomatisasi Kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya
sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
3.
Pelengkap dan Bukan Pengganti, Sebagai
suatu cara komunikasi bisnis, otomatisasi kantor bukan tanpa keterbatasan.
Otomatisasi kantor tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal
tradisional, percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada
memo, dan sejenisnya. Otomatisasi kantor harus bertujuan melengkapi komunikasi
tradisional.
Aplikasi-aplikasi
otomatisasi perkantoran yang dapat digunakan. :
1. Aplikasi Pengolah Kata
Aplikasi
pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan
elektronik yang otomatis dapat melakukan beberapa tugas sekaligus yang
diperlukan untuk membuat dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumene
tersebut.
Word
Processing memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada
manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan
kepada orang lain. Dengan kata lain word processing adalah penggunaan alat
elektronik yang secara otomatis dapat melakukan banyak tugas yang diperlukan
untuk menyiapkan dokumen yang ditik, dicetak maupun dikirim menggunakan email.
Jenis
aplikasi pengolah kata yang sering digunakan pada keseharian pembuatan dokumen
kantor adalah Ms. Word. namun aplikasi ini merupakan aplikasi yang
berbayar. Sedangkan aplikasi pengolah kata yang dapat digunakan secara gratis
adalah Libre.
2. Surat Elektronik (e-mail)
Surat
elektronik atau yang sring dikenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil
ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,
menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat
penyimpanan.
Terdapat 2 jenis email yang sering digunakan secara umum, dan kedua jenis
email tersebut dapat digunakan secara gratis, email tersebut berekstensi @gmail
dikeluarkan oleh Google, dan @ymail yang dikeluarkan oleh
Yahoo.
3. Voice Mail
Hampir sama dengan surat elektronik
tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam telephone. Telepon juga
digunaka untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan. Perbedaanya bahwa anda
hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan
bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepone untuk memanggil pesan yang
telah dikirimkan kepada anda.
Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan
audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio
ketika dipanggil.
4. Kalender Elektronik
Kalender
elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memangil acara
yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus
diantara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi
bukan sebagai media komunikasi.
Cara kerja
kalender elektronik mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat
memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu
dengan menggunakan keyboard.
5. Konfrensi Audio (Audio
Confrencing)
Konfrensi
audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikasi
audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan
melaksanakan konfrensi. Telepon Konfrensi merupakan bentuk pertama dan masih
digunakan. Konfrensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan
fasilitas komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone. Keuntungan konfrensi
audio adalah sebagai berikut:
- Biaya
peralatan yang diperlukan untuk konfrensi audio tergolong standar
- Orang-orang
merasa nyaman berbicara di telepon
- Konfrensi
audio dapat disiapkan dalam waktu singkat
6. Konferensi Video
Konfrensut
video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta
konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan
hubungan audio dan video. Seiring perkembangan waktu konfrensi video dapat
dilakukan oleh komputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk
konfrensi Video menggunakan komputer dengan koneksi internet adalah Skype.
7. Faxsimile
Fax
merupakan singkatan dari Facsimile transmision, merupakan penggunaan
peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran
komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sangat
sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan
masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim lain dengan mudah, tanpa
dibatasi oleh letak geografis mereka.
Semua yang
difotokopi dapat ditransmisikan oleh fax. Fax sangat mudah diimplementasikan
dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan
pengoperasian peralatan fax tidak sulit.
8. Slide Presentase
Slide
presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi
yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan
dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering digunakan untuk menampilkan slide
presentase adalah Ms. Power Point. Slide presentase ini sangat
efektif sekali untuk menunjang pegawai dalam melakukan presentase.
9. Pencitraan (Imaging)
Beberapa
perusahaan memiliki volume dokumen yang besar sehingga mereka harus menyimpan
dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika
diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan
tampilan maka dapat digunakan aplikasi yang dapat menyimpan dokumen fisik
menjadi dokumen digital (file) dengan menggunakan Scanner.
Dengan
menggunakan scanner maka dokumen fisik yang dapat memakan tempat penyimpanan
yang cukup luas, dapat diganti menjadi dokumen bersifat digital (file). Mesin
scanner dihubungkan dengan komputer, mesin ini memindai dokumen yang diletakkan
pada mesin tersebut kemudian memindai men-scan nya lalu merubah kedalam
bentuk digital. Jika sewaktu-waktu memerlukan dokumen tersebut, pegawai dapat
mencetaknya menggunakan printer.
10. Aplikasi Pengolah Angka
Aplikai
pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering digunakan setelah aplikasi
pengolah kata pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi pengolah angka memudahkan
akuntan dalam membuat perhitungan-perhitungan keuangan dengan mudah, sehingga
meminimalkan kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan.
Aplikasi
pengolah angka yang paling banyak digunakan adalah Ms. Excel yang
merupakan saudara Ms. Word. Dan kedua aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar.
Sedangkan untuk aplikasi yang gratis dapat pula menggunakan aplikasi Libre.