vMenanyakan Informasi,
vMemberikan Informasi,
vMemberikan Informasi, dan
vPersoalan Pribadi.
7 Sikap Dalam Menerima Panggilan Telepon Masuk
1.Caring, yaitu memperhatikan mendengarkan dan mencatat semua isi
pembicaraan penelpon.
2.Controlled, yaitu mampu menjaga dan mengontrol emosi pada saat penelpon
marah.
3.Committed, yaitu merasa terkait dengan organisasi perusahaan, tidak
melemparkan masalah dengan orang lain atau lepas tanggung jawab.
4.
Confident, yaitu penuh keyakinan dalam mengatasi persoalan yang timbul.
5.
Considerate, yaitu sikap persahabatan dan menjaga emosi penelpon .
6.
Creative, yaitu kemampuan untuk menemukan cara yang efektif dalam bekerja.
7.
Contagious, yaitu selalu memelihara keakraban, kegembiraan, kesejukan, dan
kedamaian kepada penelpon.
Macam
– Macam Panggilan Telepon Masuk
oPanggilan
berupa keluhan pelanggan yang tidak puas.
oPanggilan
dari pelanggan yang bersifat meminta informasi.
oPanggilan
permintaan ingin berbicara dengan pimpinan.
oPanggilan
yang bernada mengancam.
Langkah – langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk
üMenyiapkan kertas dan
alat tulis.
üJangan biarkan telepon
berdering sampai 3 kali.
üBerbicaralah dengan nada
yang enak didengar, agar bisa lebih akrab panggilan si penelpon dengan namanya.
üBerbicara di pesawat
harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara.
üSimak semua
pembicaraan dengan seksama dan penuh perhatian jangan berkali-kali memotong
pembicaraan.
üHindari kata
“apa” dan “hah” bila kata-kata penelpon kurang jelas.
üApabila ada
pesan, catatlah dengan teliti semua pesan yang disampaikan penelpon segera
sampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut.
üApabila
pihak penelpon ingin segera berbicara dengan pimpinan, segera perator telepon,
resepsionis atau sekreataris meminta waktu sebentar untuk konfirmasi dengan
pimpinan.
üAkhiri
pembicaraan telepon dengan mengucapkan terimakasih dan salam penutup, biarkan
penelpon yang meletakan gagang pesawat teleponya terlebih dahulu, setelah itu
baru letakan gagang pesawat telepon Anda.
Hal –
hal Yang Harus Dihindari Sekretaris Dalam Komunikasi
Melalui Telepon :
•Memakai bahasa informal,
terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang
berbicara,
•Berbicara dengan orang
lain selagi berbicara di telepon,
•Berbicara sambil makan
sesuatu atau mengunyah permen, dan
•Berbicara terlalu banyak
basa – basi.
•Berbicara dengan nada
kasar atau membentak.
•Berbicara dengan
memerintah.
•Penelepon dibiarkan
menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan.
•Penelepon ditransfer
berkali – kali atau ditransfer ke alamat yang salah.
•Nada dan intonasi
terkesan malas atau tak ramah.
Hal –
Hal Yang Perlu Diperhatikan Ketika Mencatat Pesan Telepon
•Mencatat tanggal, waktu,
nama lengkap penelepon, nama perusahan, nomor telepon, isi pesan untuk
pimpinan, tanda tangan, penerima telepon.
•Memindahkan segera ke
lembar pesan telepon (LPT).
•Meletakkank pesan
telepon diatas meja orang yang dituju atau diatas meja pimpinan agar mudah
dilihat.
•Meletakkan pesan telepon
tempatnya kembali.
Berita Telepon
•Hari, Tanggal :........................................................
•Waktu :........................................................
•Dari :........................................................
•Perusahaan :........................................................
•Alamat :........................................................
•No. Telepon :........................................................
•Untuk :........................................................
•Pesan :........................................................
:........................................................
:........................................................
Kendal,.....................................
Yang menerima telepon
Tidak ada komentar:
Posting Komentar